DI BAWAH INI ADALAH BAB I DARI CONTOH KUMPULAN SKRIPSI LENGKAP TEKNIK INFORMATIKA, UNTUK MENDAPATKAN JUDUL, TESIS, PROPOSAL, TUGAS AKHIR DAN SKRIPSI TEKNIK INFORMATIKA LAINNYA BISA ANDA LIHAT DISINI
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penelitian
Pada era globalisasi seperti sekarang ini telah banyak dilakukan penerapan teknologi informasi di berbagai bidang. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan kinerja sistem sebelumnya. Semua itu sangat diperlukan dalam mempersiapkan diri menuju perdagangan bebas yang telah dimulai sejak tahun 2003. Dukungan dan peran teknologi informasi sangat diperlukan dalam menghadapi perubahan situasi yang mengarah pada semakin ketatnya persaingan dan peluang bisnis yang ada. Sekarang ini dengan semakin canggihnya teknologi perangkat keras (hardware) seperti memori yang semakin besar, processor yang semakin cepat, dan kapasitas hard disk yang semakin besar serta diikuti dengan perkembangan teknologi perangkat lunak (software) yang semakin beranekaragam seperti aplikasi multimedia dan lain-lain menjadikan informasi yang dibutuhkan akan semakin cepat terpenuhi.
Namun selain kedua faktor tersebut ada beberapa komponen penting yang harus diperhatikan yaitu perangkat manusia (brainware) dan basis data (database). Penggunaan basis data dimaksudkan sebagai sarana tempat penyimpanan data atau informasi yang terkomputerisasi. Hal ini dapat mengurangi kesalahan-kesalahan operasi yang selama ini masih dilakukan secara manual. Selain itu dengan basis data dapat menampilkan data secara cepat dan akurat.
Oleh karenanya untuk mendukung sistem informasi kepegawaian yang efektif perlu dirancang suatu sistem basis data kepegawaian yang lebih komprehensif sehingga akan memudahkan dalam mengolah data – data yang dibutuhkan.
1.2 Identifikasi Masalah
Adapun masalah-masalah yang dihadapi oleh P.T. SIKAS DUNIA WISATA terutama pada bagian personalia ketika penulis melakukan penelitian antara lain mencakup :
1. Masih adanya proses rekrutmen yang menggunakan sistem hubungan keluarga atau rekomendasi dari karyawan lama tanpa memperhatikan kualitas SDM.
2. Masih adanya karyawan yang mempunyai tingkat kedisiplinan dan SDM yang rendah.
3. Penyimpanan data pelamar dan data karyawan pada bagian personalia masih dilakukan secara manual.
4. Pelaksanaan absensi karyawan masih dilakukan secara manual.
1.3 Pembatasan masalah
Agar pembahasan tidak terlalu meluas maka dibatasi pada:
· Penyimpanan data pelamar dan data karyawan pada bagian personalia masih dilakukan secara manual, dan
· Pelaksanaan absensi karyawan masih dilakukan secara manual.
1.4 Perumusan masalah
Setelah melihat permasalahan yang ada pada P.T. SIKAS DUNIA WISATA maka penulis merumuskan masalah yaitu: Bagaimana agar data karyawan, data pelamar dan pelaksanaan absensi karyawan dilakukan secara otomatis sehingga menjadi lebih cepat, mudah dan akurat?
1.5 Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Agar proses kerja bagian personalia yang sebagian masih manual dilakukan dengan sistem komputerisasi, sehingga proses kerja bagian personalia tersebut dapat menjadi lebih baik.
2. Merancang sistem basis data untuk mendukung kebutuhan informasi mengenai data pelamar, data karyawan dan absensi.
3. Untuk mengetahui bagaimana sebuah program database dapat membantu penyimpanan dan penyampaian informasi tentang data pelamar dan data karyawan yang dibutuhkan pada bagian personalia dapat tersedia dengan cepat dan akurat.
Adapun manfaat penelitian yang dapat diperoleh adalah sebagai berikut :
1. Dapat memberikan informasi kepegawaian secara cepat, mudah dan akurat.
2. Membantu serta memudahkan pihak manajer dalam mengambil keputusan berdasarkan data-data yang akurat. Sehingga pihak manajer mampu menangani masalah yang terjadi pada perusahaan secara cepat.
1.6 Metodologi Penelitian
Untuk mendapatkan informasi dan data-data yang diperlukan dalam pengumpulan data menggunakan teknik sebagai berikut:
· Observasi
Observasi adalah pengamatan langsung dari suatu kegiatan yang sedang dilakukan oleh perusahaan yang bersangkutan dengan tujuan mencari dan mengumpulkan data yang diperlukan serta mengamati apa yang menjadi titik kelemahan atau kekurangan dari sistem yang sedang berjalan sehingga kita dapat membantu memberikan jalan keluar dalam memperbaiki sistem tersebut.
· Wawancara
Wawancara adalah menanyakan langsung beberapa pertanyaan kepada kepala bagian personalia dan staf serta pihak – pihak yang terkait.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem dan Informasi
2.1.1 Sistem
Definisi sistem menurut Dr. Ir. Harijono Djojodihardjo (1984: 78) adalah sebagai berikut:
“Suatu sistem adalah sekumpulan objek yang mencakup hubungan fungsional antara tiap-tiap objek dan hubungan antara ciri tiap objek, dan yang secara keseluruhan merupakan suatu kesatuan secara fungsional.”
Lani Sidharta (1995: 9), mendefinisikan sistem sebagai berikut:
“Sistem adalah himpunan dari bagian – bagian yang saling berhubungan yang secara bersama mencapai tujuan – tujuan yang sama”
Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen dan elemennya. Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedur didefinisikan sebagai berikut:
“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. (Jogiyanto HM.,1999: 1)”
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya menurut Gordon B. Davis (1991: 81) dapat didefinisikan sebagai berikut:
“Sistem adalah suatu kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”
Menurut Robert G. Murdick/Joel E. Ross/James R. Claggett (1991: 16),
“Sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kegiatan atau suatu prosedur/bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan atau tujuan-tujuan bersama dengan mengoperasikan data atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan informasi, energi, dan barang”
McLeod (2001: 11) “Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan”. Elemen dari sistem meliputi input, transformasi dan output. Pendefinisian sistem (System Definition) adalah “penjelasan bidang dan batasan aplikasi basis data dan pandangan pengguna (User view) secara umum.” Connolly (2002: 274).
Menurut Jogiyanto HM., (1999: 687), Sistem dibagi menjadi beberapa bentuk, antara lain:
· Sistem abstrak, adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide – ide yang tidak tampak secara fisik.
· Sistem phisik, adalah sistem yang ada secara phisik.
· Sistem alamiah, adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia.
· Sistem buatan manusia, adalah sistem yang dirancang oleh manusia.
· Sistem tertentu (deterministik system), adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan.
· Sistem tak tentu (probabilistik system), adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
· Sistem tertutup, adalah sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya.
· Sistem terbuka, adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
Husni Iskandar Pohan dan Kusnasriyanti Saiful Bahri (1997: 2) menjelaskan bahwa pada dasarnya hanya ada dua jenis sistem yaitu:
· Sistem alami seperti sistem matahari, sistem luar angkasa, sistem reproduksi dan lain sebagainya;
· Sistem buatan manusia seperti sistem hukum, sistem perpustakaan, sistem transportasi dan lain sebagainya.
Sistem alami terbagi menjadi dua, yaitu:
· Sistem fisik seperti sistem molekul, luar angkasa: dan,
· Sistem kehidupan seperti sistem tumbuhan, sistem manusia.
Sedangkan sistem buatan manusia umumnya dibagi berdasarkan spesifikasi tertentu seperti:
· Sistem sosial (hukum, doktrin, seragam),
· Sistem organisasi (perpustakaan),
· Sistem transportasi (jaringan jalan raya, kanal, udara, lautan),
· Sistem komunikasi (telepon, teleks, sinyal asap),
· Sistem produksi (pabrik) dan,
· Sistem keuangan (akuntansi, inventori, buku besar).
Sistem berdasarkan prinsip dasar secara umum terbagi dalam:
· Sistem terspesialisasi; adalah sistem yang sulit diterapkan pada lingkungan yang berbeda (misalnya sistem biologi; ikan yang dipindahkan ke darat)
· Sistem besar; adalah sistem yang sebagian besar sumber dayanya berfungsi melakukan perawatan harian (misalnya dinosaurus sebagai sistem biologi menghabiskan sebagian besar masa hidupnya dengan makan dan makan)
· Sistem sebagai bagian sistem lain; sistem selalu merupakan bagian dari sistem yang lebih besar, dan dapat terbagi menjadi sistem yang lebih kecil
· Sistem berkembang walaupun tidak berlaku bagi semua sistem tetapi hampir semua sistem selalu berkembang
Sementara pelaku dari sistem yang dimaksud terdiri dari tujuh kelompok yaitu:
1. Pemakai
Pada umumnya ada tiga jenis pemakai yaitu operasional, pengawas dan eksekutif.
2. Manajemen
Tiga jenis manajemen yaitu manajemen pemakai yang bertugas menangani pemakaian dimana sistem baru diterapkan, manajemen sistem yang diterapkan dalam pengembangan sistem itu sendiri dan manajemen umum yang terlibat dalam strategi perencanaan sistem dan sistem pendukung pengambilan keputusan.
3. Pemeriksa
Pemeriksa biasanya menentukan segala sesuatunya berdasarkan ukuran-ukuran standar yang dikembangkan pada banyak perusahan sejenis.
4. Penganalisa Sistem
Fungsi-fungsinya antara lain adalah sebagai:
v Arkeolog; yaitu yang menelusuri bagaimana sebenarnya sistem lama berjalan; bagaimana sistem tersebut dijalankan, dan segala hal menyangkut sistem lama,
v Inovator; yaitu yang membantu mengembangkan dan membuka wawasan pemakai bagi kemungkinan-kemungkinan lain,
v Mediator; yaitu yang menjalankan fungsi komunikasi dari semua level, antara lain pemakai, manajer, programmer, pemeriksa dan pelaku sistem lainnya yang mungkin belum punya sikap dan cara pandang yang sama,
v Pimpinan proyek; penganalisa sistem haruslah personil yang lebih berpengalaman dari programmer atau desainer. Selain itu mengingat penganalisa sistem umumnya ditetapkan terlebih dahulu dalam suatu pekerjaan sebelum yang lain bekerja, adalah hal yang wajar jika penanggung jawab pekerjaan menjadi porsi penganalisa sistem.
5. Pendesain Sistem
Pendesain sistem menerima hasil penganalisa sistem berupa kebutuhan pemakai yang tidak berorientasi pada teknologi tertentu, yang kemudian ditransformasikan ke desain arsitektur tingkat tinggi dan dapat diformulasikan oleh programmer.
6. Programmer
Setelah pengnalisa sistem memberikan hasil kerjanya dan kemudian diolah oleh pendesain sistem baru programmer dapat mulai bekerja. Karena itu programmer baru mulai bekerja setelah penganalisa sistem selesai dengan pekerjaannya.
7. Personil pengoperasian
Pelaku ini bertugas dan bertanggung jawab di pusat komputer misalnya jaringan, keamanan perangkat keras, keamanan perangkat lunak, pencetakan, dan back-up.
Sebuah sistem secara umum adalah terdiri dari masukan, pengolahan, dan keluaran yang terdiri dari bagian-bagian yang selalu terkait dan beroperasi bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan. Suatu sistem dapat terdiri dari sistem – sistem bagian (subsystems) dimana masing – masing subsistem dapat terdiri dari subsistem – subsistem yang lebih kecil lagi atau komponen – komponen, yang saling berhubungan dan berinteraksi membentuk suatu kesatuan yang terpadu atau terintegrasi (integrated) sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai.
2.1.2 Informasi
Menurut Jogiyanto HM., (1999: 692), “Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan”
Abdul Kadir (2002: 31); McFadden dkk (1999) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut.
Menurut George H. Bodnar, (2000: 1), “Informasi adalah data yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat”
Menurut Lani Sidharta (1995: 28), “Informasi adalah data yang disajikan dalam bentuk yang berguna untuk membuat keputusan”
Menurut Anton M. Meliono (1990: 331), “Informasi adalah data yang telah diproses untuk suatu tujuan tertentu. Tujuan tersebut adalah untuk menghasilkan sebuah keputusan”
Menurut Gordon B. Davis (1991: 28), “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang”
Kualitas suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu :
· Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.
· Tepat pada waktunya, berarti informasi yang diterima tidak boleh terlambat.
· Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat dari pemakainya.
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna untuk membuat keputusan. Informasi berguna untuk pembuat keputusan karena informasi menurunkan ketidakpastian (atau meningkatkan pengetahuan) Informasi menjadi penting, karena berdasarkan informasi itu para pengelola dapat mengetahui kondisi obyektif perusahaannya. Informasi tersebut merupakan hasil pengolahan data atau fakta yang dikumpulkan dengan metode ataupun cara – cara tertentu.
2.1.3 Sistem Informasi
Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut:
Menurut Lani Sidharta (1995: 11), “Sebuah sistem informasi adalah sistem buatan manusia yang berisi himpunan terintegrasi dari komponen – komponen manual dan komponen – komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk mengumpulkan data, memproses data, dan menghasilkan informasi untuk pemakai”
Sistem informasi didefinisikan Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam buku Jogiyanto HM., (1999: 11), “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”
Menurut Gordon B. Davis (1991: 91), “Sistem informasi adalah suatu sistem yang menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai dengan instruksi dan mengeluarkan hasilnya.”
Suatu sistem informasi pada dasarnya terbentuk melalui suatu kelompok kegiatan operasi yang tetap, yaitu:
· Mengumpulkan data
· Mengelompokkan data
· Menghitung
· Menganalisa
· Menyajikan laporan
Sasaran sistem informasi adalah:
· Meningkatkan penyelesaian tugas.
Pemakai harus lebih produktif agar menghasilkan keluaran yang memiliki mutu yang tinggi.
· Meningkatkan efektifitas secara keseluruhan.
Sistem harus mudah dan sering digunakan.
· Meningkatkan efektifitas ekonomi.
Keuntungan yang diperoleh dari sistem harus lebih besar dari biaya yang dikeluarkan.
Sistem informasi dapat diartikan sebagai sebuah sistem yang terintegrasi secara optimal dan berbasis komputer yang dapat menghimpun dan menyajikan berbagai jenis data yang akurat untuk berbagai macam kebutuhan.
2.2 Analisis Sistem
Menurut Jogiyanto HM. (1999: 129), “Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.”
Sedangkan menurut Dr. Ir. Harijono Djojodihardjo (1984: 89), Analisa sistem yang dimaksudkan untuk:
· Memahami sistem organisasi yang ada, serta jaring-jaring aliran informasi yang berlangsung.
· Menentukan daerah-daerah permasalahan (problem areas) dalam sistem organisasi tersebut serta fungsi-fungsi yang terdapat dalam tiap bidang permasalahan.
· Mengidentifikasi kekurangan-kekurangan dan kelemahan-kelemahan serta memperkirakan kemungkinan-kemungkinan perbaikannya.
· Atas dasar hal-hal diatas, merumuskan persyaratan-persyaratan dan pembatasan-pembatasan yang harus dipenuhi bagi suatu rancangan dari sistem informasi.
Menurut Connolly (2002: 276) pengumpulan kebutuhan dan analisis (requirements collection and analysis) adalah proses mengumpulkan dan menganalisa informasi mengenai bagian organisasi yang harus didukung oleh aplikasi basis data, serta menggunakan informasi tersebut untuk mengidentifikasi persyaratan pengguna terhadap sistem yang baru. Pada tahap ini meliputi pengumpulan dan analisa informasi mengenai bagian perusahaan yang harus dilayani oleh basis data.
Pengumpulan informasi yang disebut juga dengan fact-finding techniques. Adapun caranya sebagai berikut :
1. Pemeriksaan dokumentasi
Pemeriksaan dokumentasi sangat berguna saat mencoba untuk mendapatkan pengetahuan bagaimana timbulnya keperluan basis data. Jika terdapat masalah pada sistem, maka dapat langsung memeriksa dokumen, form, laporan dan file yang berhubungan dengan sistem yang ada sehingga dapat dimengerti dengan cepat pada sistem tersebut.
2. Wawancara
Wawancara adalah teknik yang sering digunakan dan merupakan yang paling berguna karena dilakukan langsung dengan individu yang bersangkutan. Beberapa tujuan dari wawancara adalah mencari fakta, memeriksa fakta, menjelaskan fakta, menghasilkan anthusiasme, mengikutsertakan end-user, mengidentifikasi keperluan serta mengumpulkan ide dan opini.
Keuntungan :
· Memungkinkan orang yang diwawancara untuk menganggapi lebih bebas dan terbuka pada pertanyaan yang diajukan.
· Memungkinkan orang yang diwawancara merasakan dirinya merupakan bagian dari proyek.
· Memungkinkan pewawancara untuk menanggapi komentar yang diberikan oleh orang yang diwawancarai.
· Memungkinkan pewawancara beradaptasi dengan pertanyaan saat wawancara.
· Memungkinkan pewawancara mengamati bahasa isyarat dari orang yang diwawancarai.
Kerugian :
· Memerlukan waktu yang panjang, biaya yang besar dan mungkin tidak praktis.
· Keberhasilan tergantung pada keahlian komunikasi pewawancara. Selain itu juga bisa saja tergantung pada kemauan dari orang yang diwawancara dalam berpartisipasi pada kegiatan wawancara.
· Pengamatan operasi perusahaan
Pengamatan merupakan teknik yang paling efektif diantara teknik–teknik yang lain untuk mengetahui dan mengerti jelas tentang sistem.
Keuntungan :
· Memungkinkan untuk mengecek keaslian fakta dan data yang ada.
· Pengamat bisa melihat dengan jelas apa saja yang telah terjadi.
· Pengamat juga bisa memperoleh penjelasan data lingkungan fisik dari suatu tugas.
· Tidak membutuhkan biaya yang besar.
· Pengamat bisa mengukur hasil pekerjaannya.
Kerugiannya :
· Orang – orang bisa mengetahui atau bisa pula tidak mengetahui perbedaannya pada saat sedang diamati.
· Bisa kehilangan tugas pengamatan.
· Tidak praktis.
3. Penelitian
Teknik pengumpulan data yang berguna adalah meneliti aplikasi – aplikasi dan permasalahannya. Internet, buku – buku referensi dan jurnal komputer merupakan sumber informasi yang sangat baik untuk pengumpulan fakta (Connolly,2002,p307).
Keuntungan :
· Menghemat waktu apabila sudah ada solusi.
· Para peneliti dapat melihat bagaimana orang lain telah memecahkan masalah yang sama atau keperluan yang sama.
· Menjaga para peneliti tetap up-to-date dengan perkembangan sekarang.
Kerugian :
· Memerlukan banyak waktu.
· Memerlukan akses ke sumber yang tepat dari informasi.
· Ada kemungkinan sama sekali tidak dapat membantu dalam memecahkan masalah, karena tidak didokumentasikan.
4. Kuisioner
Kuisioner adalah dokumen dengan tujuan khusus yang memungkinkan data untuk digabungkan dari jumlah yang sangat banyak.
Keuntungan :
· Orang bisa menyelesaikan dan mengembalikan dengan mudah.
· Cara yang relatif mudah untuk mengumpulkan data dalam jumlah yang banyak.
· Orang – orang lebih bisa memberikan fakta yang sebenarnya karena data diri responden dirahasiakan.
· Tanggapan – tanggapan bisa diatur dalam daftar dan analisa yang cepat.
Kerugian :
· Jumlah responden mungkin rendah.
· Kuisoner mungkin dikembalikan dalam keadaan tidak lengkap.
· Tidak menyediakan kesempatan untuk mengubah pertanyaan yang salah disampaikan.
· Tidak bisa mengamati dan analisa bahasa tubuh responden.
· Dapat menghabiskan waktu untuk mempersiapkan kuisoner.
System Development Life Cyrules (SDLC) mencakup:
· Plan (Perencanaan)
· Analysis (Analisa)
· Design (Perancangan)
· Implementasi (Pelaksanaan atau Realisasi dari Perancangan)
Dari kegiatan diatas, tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan dan sebelum tahap disain. Tahap analisis sistem merupakan tahap yang kritis dan penting karena kesalahan didalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan pada tahap selanjutnya.
Langkah-langkah dalam tahap analisis sistem:
· Identify yaitu mengidentifikasikan masalah sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan.
· Understanding yaitu memahami kerja dari sistem yang ada dengan mempelajari secara terperinci bagaimana sistem yang ada beroperasi.
· Analyze yaitu menganalisis sistem berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan.
· Report yaitu membuat laporan hasil analisis.
Kesimpulannya analisis merupakan proses untuk memahami sistem yang sudah ada, termasuk mendiagnosa masalah yang ada dan memberikan solusi penyelesaian dan jalan keluar atas permasalahan yang dihadapi pada sistem tersebut. Pengertian analisis sistem (system analysis) dapat dipandang sebagai suatu kegiatan yang bertujuan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan dan kekurangan-kekurangan sistem yang ada untuk kemudian mencarikan alternatif-alternatif perbaikan dari kelemahan dan kekurangan sistem tersebut.
2.3 Basis Data
Basis data adalah kumpulan data-data logikal yang berhubungan, dirancang untuk menemukan informasi yang dibutuhkan oleh banyak user dalam suatu organisasi. (McFadden dan Hoffer, 1993: 8)
Menurut Connolly (2002: 14), definisi dari basis data adalah kumpulan data yang dihubungkan secara bersama – sama, dan gambaran dari data yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi dari suatu organisasi.
Menurut Date (1990: 5), definisi dari basis data adalah kumpulan terintegrasi dari file yang merupakan representasi data dari suatu model enterprise.
Menurut Connolly (2002: 273), Perencanaan basis data (Database Planning) adalah aktivitas manajemen yang memperbolehkan tahapan aplikasi basis data untuk direalisasikan secara efisien dan seefektif mungkin.
Perencanaan basis data harus diintegrasikan dengan strategi sistem informasi organisasi. Ada tiga topik utama yang terlibat dalam memformulasikan strategi sistem informasi, yaitu :
a. Identifikasi rencana dan tujuan perusahaan dengan menentukan kebutuhan sistem informasi berikutnya.
b. Mengevaluasi sistem informasi sebelumnya untuk menentukan kekuatan dan kelemahan yang ada.
c. Penilaian kesempatan Teknologi Informasi (TI) yang mungkin dapat menghasilkan keuntungan yang kompetitif.
Langkah pertama yang penting dalam perencanaan basis data adalah menjelaskan secara jelas pernyataan misi untuk proyek basis data. Pernyataan misi tersebut membantu dalam menjelaskan tujuan dari proyek basis data dan menyediakan langkah yang jelas menuju aplikasi basis data yang dibutuhkan secara lebih efektif dan efisien. Setelah pernyataan misi didefinisikan, maka aktivitas selanjutnya meliputi pendefinisian tujuan misi dimana setiap setiap tujuan misi harus mendefinisikan tugas – tugas khusus yang harus didukung oleh basis data.
Perencanaan basis data harus juga meliputi perkembangan standar yang menentukan bagaimana data dikumpulkan, bagaimana perancangan format ditetapkan, dokumentasi apa saja yang dibutuhkan serta bagaimana perancangan dan implementasi harus dijalankan.
2.4 Data Flow Diagram
Alat pengembangan sistem yang digunakan sebagai landasan teori dalam penulisan skripsi ini adalah Data Flow Diagram.
Lani Sidharta (1995: 65), mendefinisikan Data Flow Diagram (DFD) sebagai berikut:
“Data Flow Diagram adalah representasi grafik dari sebuah sistem, yang menggambarkan komponen – komponen sebuah sistem, aliran – aliran data diantara komponen – komponen tersebut, dan asal, tujuan, dan penyimpanan dari data tersebut”
Diagram arus data (Data Flow Diagram/DFD) merupakan gambaran sistem secara logika. Gambaran ini tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data, atau organisasi file. Keuntungan menggunakan DFD adalah untuk memudahkan pemakai (user) yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti yang akan dikerjakan atau dikembangkan.
Simbol–simbol yang digunakan dalam Data Flow Diagram (DFD) :
1. External Entity (kesatuan luar)
Sistem akan menerima input dan menghasilkan output kepada lingkungan luarnya. Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Kesatuan luar merupakan kesatuan luar (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi lainnya yang berada di luar lingkungannya yang akan menerima input atau dari sistem.
Simbol external entity :
2. Process (Proses)
Menggambarkan suatu kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
Simbol Proses: 
3. Data Flow (Arus Data)
Arus data (DFD) diberi simbol suatu panah dimana digunakan untuk menunjukkan arus dari data atau informasi dari suatu sistem ke bagian proses sistem lainnya dan diberi nama yang jelas serta mempunyai arti.
Simbol Data Flow :
4. Data Store (Simpanan Data)
Simpanan data merupakan tempat dimana data dikumpulkan dan dikelompokkan menurut jenis juga sebagai basis informasi untuk proses tertentu.
Simbol Data Store:
2.5 Tenaga Kerja dan Rekrutmen Pegawai
Menurut Prof. Dr. H. Buchari Zainun, MPA (1990: 7) Fungsi dan urusan kepegawaian dari suatu organisasi muncul karena banyaknya jumlah pegawai organisasi yang perlu diurus. Selain dari jumlah pegawainya juga karena banyak dan beraneka ragamnya soal-soal yang menyangkut organisasi pegawai tersebut yang perlu menjadi urusan organisasi.
Pegawai pada hakikatnya merupakan unsur manusia bagi suatu organisasi yang sekaligus juga menjadi sumber daya bagi organisasi itu. Karena itulah disebut sumber daya manusia. Karena adanya unsur sumber daya manusia inilah yang menyebabkan organisasi sama seperti organisme lainnya sehingga disebut sebagai organisme hidup atau living organism. Karenaq ada manusia sebagai sumber daya inilah yang memungkinkan organisasi dapat berfungsi sebagai satu mesin atau pabrik yang mampu menghasilkan apa yang diinginkan oleh dan dari organisasi tersebut.
2.5.1 Tenaga Kerja
Menurut T. Hani Handoko (1991: 69) “Pengadaan tenaga kerja adalah proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi, dan iduksi untuk mendapatkan karyawan yang efektif dan efisien untuk membantu tercapainya tujuan.”
Penerimaan tenaga kerja adalah merupakan usaha untuk mendapatkan orang yang tepat, dalam jumlah yang tepat, dan ditempatkan pada pekerjaan yang tepat, melalui suatu proses penarikan seleksi dan penempatan.
Pengadaan tenaga kerja harus mendapatkan perhatian khusus oleh suatu perusahaan karena tenaga kerja merupakan aset utama dalam perusahaan, yang berperan sebagai perencana dan pelaku dari setiap kegiatan perusahaan.
Berdasarkan uraian diatas dapat diketahui bahwa penerimaan tenaga kerja mencakup kegiatan-kegiatan yang dapat dijelaskan sebagai berikut :
· Penarikan tenaga kerja
Kegiatan ini merupakan kegiatan-kegiatan pertama dalam proses pengadaan tenaga kerja, untuk mendapatkan sekelompok orang yang tertarik atau ingin mengisi lowongan pekerjaan dan memenuhi persyaratan untuk mengajukan lamaran pekerjaan. Jadi penarikan dimaksudkan untuk mendapatkan sejumlah orang yang dianggap potensial untuk diseleksi.
· Seleksi tenaga kerja
Seleksi adalah proses pengumpulan informasi untuk maksud mengevaluasi dan memutuskan berdasarkan standar siapa yang akan dipekerjakan untuk tujuan jangka pendek dan jangka panjang dari individu dan organisasi.
· Penempatan tenaga kerja
Kegiatan terakhir dalam penerimaan tenaga kerja ini dimaksud untuk memastikan bahwa tenaga kerja yang lulus seleksi ditempatkan di bagian yang membutuhkannya sesuai dengan keahlian, pengetahuan, dan kemampuan yang dimiliki. Jadi, setelah tenaga kerja ditempatkan pada pekerjaan yang tepat, maka berarti mereka telah diberikan wewenang dan tanggung jawab yang sesuai dengan pekerjaan dan jabatan.
2.5.2 Rekrutmen Pegawai
Prof. Dr. H. Buchari Zainun, MPA (1990: 5) mendefinisikan istilah dan pengertian kepegawaian dari segi tata bahasa, kepegawaian mempunyai asal kata pegawai yang diberi awalan ke- dan akhiran –an sehingga mengubah arti kata asalnya. Pegawai adalah kata benda berupa orang-orang atau sekelompok orang yang mempunyai status tertentu karena pekerjaannya. Pegawai pun dalam bahasa jawa berasal dari kata “gawe” atau “kerja”.
Sedangkan kepegawaian yang berasal dari kata pegawai itu berubah maknanya menjadi segala sesuatu yang berkait dengan pegawai yang oleh sesuatu organisasi dipertimbangkan dan mungkin untuk menjadi urusan organisasi. Ini berarti bahwa apa yang tercakup dalam kepegawaian itu berbeda untuk setiap organisasi baik secara kuantitatif maupun kualitatif.
Sejarah perkembangan administrasi atau manajemen kepegawaian ini menunjukan perubahan itu dari masa ke masa seperti yang telah diutarakan oleh banyak ahli. Kepegawaian dalam organisasi pemerintahan pasti tidak sama dengan kepegawaian pada organisasi pada umumnya. Bahkan kepegawaian dari satu satuan organisasi pemerintah pun bisa berbeda dengan yang terdapat pada satuan organisasi pemerintah yang lain. Kepegawaian yang secara formal diatur bisa lain dengan kenyataan praktek yang sebenarnya. Perhatian dan keterlibatan setiap atasan atau manajer terhadap soal-soal kepegawaian bisa berbeda antara satu dengan yang lain. Pegawai adalah seseorang yang bekerja pada suatu perusahaan atau departemen dan mempunyai tugas serta tanggung jawab pada perusahaan tersebut.
Rekrutmen pegawai yaitu proses yang dilaksanakan dalam rangka pengaadan pegawai dari mulai pengumuman, persyaratan, pelamaran, penyaringan, dan penempatan, guna memenuhi kebutuhan baik dari segi jumlah, kualifikasi, maupun waktu pemenuhan.
Penarikan calon pegawai merupakan suatu proses pencarian dan pemikatan para calon tenaga kerja yang mempunyai kemampuan sesuai dengan rencana kebutuhan suatu organisasi.
Tujuan rekrutmen pegawai yaitu:
· Terpenuhinya kebutuhan yang memenuhi standar pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja yang telah ditetapkan
· Adanya pengawasan terhadap jumlah karyawan di dalam perusahaan yang sesuai dengan kebutuhan.
Pengisian lowongan pekerjaan yang dibutuhkan sesuai dengan perencanaan dapat diperoleh dari dua sumber, yaitu dari dalam dan dari luar organisasi. Pengisian lowongan pekerjaan dari dalam organisasi mempunyai beberapa keuntungan, baik dari segi karyawan maupun dari segi organisasi itu sendiri. Bagi karyawan hal itu merupakan promosi atau peningkatan jabatan, dan bagi organisasi merupakan penghematan biaya untuk pemanggilan. Sedangkan penarikan dari luar diperoleh dari pasaran tenaga kerja yang ada di luar lingkungan organisasi.
Terdapat banyak sumber – sumber yang bisa digunakan oleh perusahaan dalam merekrut tenaga kerja. Semua itu tergantung dari strategi yang diterapkan oleh perusahaan, guna merekrut tenaga kerja yang produktif dan handal.
Sumber – sumber yang digunakan oleh perusahaan dalam merekrut tenaga kerja antara lain melalui:
1. Iklan
Menarik calon pegawai melalui iklan di media massa, baik elektronik maupun media cetak mempunyai efektifitas tinggi, karena dapat menjaring pelamar dari seluruh lapisan masyarakat, sehingga pelamar menjadi lebih banyak.
2. Badan penyalur tenaga kerja
Tiap – tiap propinsi di Indonesia mempunyai kantor penempatan tenaga kerja (pemerintah) yang fungsinya adalah menyalurkan tenaga – tenaga kerja yang telah mendaftar ke kantor penempatan tersebut ke organisasi – organisasi, baik pemerintah maupun swasta yang membutuhkan calon pegawai.
3. Lembaga – lembaga pendidikan
Beberapa perusahaan terlebih dahulu memesan dan memberikan beasiswa kepada para mahasiswa/i yang berprestasi untuk selanjutnya akan diangkat menjadi pegawai pada perusahaan tersebut.
4. Leasing (penyewaan)
Untuk memenuhi kebutuhan akan pegawai dalam jangka waktu yang pendek, perusahaan dapat menyewa tenaga kerja yang profesional kepada perusahaan penyewaan tenaga kerja.
5. Rekomendasi dari karyawan
Pegawai dapat merekomendasikan calon pegawai untuk direkrut oleh perusahaan, dengan sendirinya kemampuan atau keahlian dari pegawai yang direkomendasikan tersebut harus sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan oleh perusahaan.
6. Nepotisme
Beberapa perusahaan merekrut calon pegawai dari anggota keluarga para pegawai di perusahaan itu sendiri. Perekrutan karyawan melalui cara ini, tidak memprioritaskan kemampuan atau keahlian dari calon pegawai tersebut sebagai bahan pertimbangan.
BAB III
TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN
3.1 Sejarah Singkat Perusahaan
P.T. SIKAS DUNIA WISATA merupakan suatu badan usaha yang bergerak di bidang jasa pariwisata. Perusahaan ini melayani perjalanan domestik maupun mancanegara.
P.T. SIKAS DUNIA WISATA ini merupakan perpecahan dari perusahaan travel sebelumnya yaitu P.T. HAPINDO WISATA. Perusahaan ini dulunya juga bergerak di bidang jasa pariwisata dan merupakan sebuah perusahaan swasta yang didirikan oleh Purnomo Sikas bersama beberapa orang rekan kerjanya. Pada akhir 1999 para komisaris dan pemegang saham membubarkan diri karena alasan tertentu sehingga menimbulkan perpecahan pada perusahaan tersebut.
Kemudian pada tahun 2000 dengan bermodalkan sisa hasil usaha dari perusahaan sebelumnya, salah satu komisaris yang bernama Purnomo Sikas mendirikan sebuah perusahaan baru yang juga berkecimpung di bidang jasa pariwisata. Namun karena beberapa sebab barulah pada bulan September 2001 perusahaan ini resmi berdiri.
P.T. SIKAS DUNIA WISATA sudah berjalan selama hampir empat tahun. Dalam jangka waktu tersebut perusahaan ini sudah pindah kantor sebanyak dua kali guna mengejar pasar. P.T. SIKAS DUNIA WISATA secara resmi menjalankan usahanya untuk pertama kali di Cempaka Putih yang berjalan kurang lebih selama enam bulan. Kemudian pindah ke Ciniru sebelum akhirnya pindah ke Jalan H. Samali no 77, Pejaten Barat, Jakarta sampai saat ini.
Pengguna jasa pariwisata P.T. SIKAS DUNIA WISATA sebagian besar adalah perusahaan-perusahaan besar, seperti:
Ø PT Jasa Raharja
Ø PT Jasa Raharja Putra
Ø Telkomsel
Ø Waskita Karya
3.2 Maksud dan Tujuan Didirikannya P.T. SIKAS
P.T. SIKAS DUNIA WISATA sebagai suatu perusahaan pelayanan jasa pariwisata mempunyai maksud dan tujuan sebagai berikut:
· Membuat, menjual dan menyelenggarakan paket wisata.
· Mengurus dan melayani kebutuhan jasa angkutan bagi perorangan dan atau kelompok orang yang diurusnya.
· Mengurus dokumen perjalanan.
· Menyelenggarakan pemesanan akomodasi, restoran dan sarana wisata lainnya.
· Menyelenggarakan pemanduan perjalanan wisata.
Adapun jasa-jasa pelayanan dari P.T. SIKAS DUNIA WISATA adalah sebagai berikut:
1. Pemesanan tiket domestik dan internasional
· Via telepon
Mulai dari pemesanan (booking) sampai pemastian (issued)
· Jasa layanan antar
Tiket yang sudah dipesan akan diantar langsung ke alamat yang dituju.
2. Paket tour domestik dan internasional mencakup:
· Akomodasi
· Transportasi
· Food and beverage
Adapun salah satu paket tour yang dimiliki oleh P.T. SIKAS DUNIA WISATA adalah sebagai berikut:
SPECIAL TOUR PULAU DEWATA
Hari 1: Tiba di Bandara Internasional Ngurah Rai Bali, para peserta tour langsung dijemput dan diantar menuju hotel **** untuk istirahat dan mempersiapkan diri menjalani acara pada esok hari.
Hari 2: Setelah makan pagi peserta diantar menuju Sangeh untuk melihat keindahan fauna kera yang hidup di alam liar. Kemudian setelah makan siang perjalanan dilanjutkan menuju Pantai Kuta untuk menikmati terbenamnya matahari.
Hari 3: Setelah makan pagi peserta tur mengelilingi desa-desa tradisional, diantaranya Desa Ubud, Desa Celuk, Desa Mas, Goa Luwah dan Goa Gajah di Desa Tenganan. Setelah itu peserta makan siang dan kembali menuju hotel.
Hari 4: Setelah makan pagi peserta mengunjungi pasar tradisional Sukawati, kemudian menuju Danau Bratan beserta Candi Ulun Danu. Setelah makan siang, peserta diantar menuju Tanah Lot untuk melihat keindahan Candi Batu dan selanjutnya kembali ke hotel.
Hari 5: Setelah makan pagi peserta langsung berangkat menuju Kintamani. Setelah menikmati panorama danau dan alam pegunungan disana peserta kemudian menuju Legian, Kuta untuk sekedar cuci mata atau membeli cindera mata khas Pulau Dewata.
Hari 6: Setelah makan pagi di hotel peserta langsung diantar menuju Bandara Ngurah Rai untuk kembali ke Jakarta.
3. Paket haji dan umroh mencakup:
· Pelayanan haji
· Pelayanan umroh
· Akomodasi
· Tour
· Food and beverage
Adapun paket haji / umrah yang ditawarkan oleh P.T. SIKAS DUNIA WISATA adalah sebagai berikut:
PAKET UMRAH:
· Umroh Reguler
· Umroh Ramadhan
· Umrah Lailatul Qadr
· Umroh Plus (Cairo, Istanbul, Amman,dll)
PAKET HAJI VIP:
1. Arbain 26 hari
2. Non Arbain 18 hari
3.3 Struktur Organisasi Berdasarkan Fungsi-Fungsinya
Struktur organisasi dapat dikatakan sebagai pola hubungan yang mapan di antara komponen-komponen atau bagian-bagian dari organisasi. Struktur organisasi adalah kerangka dasar yang sangat menentukan dalam melaksanakan kegiatan perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam banyak hal struktur ini mencerminkan bagaimana cara bagian-bagian di dalam organisasi hendak mengatasi masalah yang timbul dalam lingkungan. Disamping itu juga merupakan suatu kerangka yang mewujudkan suatu pola tetap dari hubungan antara kedudukan dan peranan dalam suatu lingkungan kerjasama.
Pada umumnya struktur organisasi berupa suatu gambaran grafis yang menunjukkan hubungan antara unit-unit organisasi serta garis-garis wewenang yang ada.
Struktur organisasi yang digunakan oleh P.T. SIKAS DUNIA WISATA adalah struktur organisasi garis, yaitu struktur organisasi yang mengatur hubungan antara pemimpin dan bawahan terlihat jelas dalam bentuk garis lurus. Hubungan timbal balik, sehingga pimpinan berkemampuan untuk mengawasi tugas – tugas bawahannya dan terjun langsung apabila terjadi permasalahan di dalam perusahaan.
Adapun bagan struktur organisasi yang ada di P.T. SIKAS DUNIA WISATA adalah sebagai berikut:
Adapun tugas dan kedudukan dari masing-masing pejabat dan staf di P.T. SIKAS DUNIA WISATA adalah sebagai berikut:
1. Komisaris
Adalah orang yang ditunjuk oleh pemegang saham dan bertanggung jawab langsung kepada para pemegang saham, menyetujui kebijakan – kebijakan yang telah diusulkan oleh direktur. Komisaris berfungsi sebagai pengawas dari seluruh kegiatan-kegiatan yang berlangsung di dalam perusahaan. Ia juga berhak menerima keuntungan perusahaan.
2. Direktur
Adalah orang yang menjadi pimpinan tertinggi dari suatu perusahaan yang bertanggung jawab langsung pada Komisaris. Yang mempunyai tugas – tugas sebagai berikut:
· Mengurus dan mengendalikan jalannya perusahaan dan bertanggung jawab langsung kepada komisaris.
· Mengkoordinasikan seluruh penyelenggaraan kegiatan di perusahaan agar strategi dan perencanaan yang telah ditetapkan oleh perusahaan dapat berjalan dengan baik.
· Melakukan pengawasan / mengontrol kegiatan perusahaan secara menyeluruh.
· Memberikan pengarahan, bimbingan, nasehat, bantuan, dan penerangan kepada bawahannya serta menerima input / masukan bawahan sebagai hubungan timbal baliknya.
· Mendayagunakan aset perusahaan secara optimal agar tujuan yang telah ditetapkan perusahaan dapat tercapai dengan baik.
3. SDM
Merupakan salah satu bagian dari perusahaan yang berfungsi sebagai penyelenggara kegiatan penerimaan karyawan baru serta penetapan kebijakan yang berkaitan dengan rencana kebutuhan SDM pada perusahaan tersebut.
Mempunyai tugas – tugas sebagai berikut:
· Menyelenggarakan perencanaan strategis sumber daya manusia yang sesuai bagi kebutuhan perusahaan.
· Melaksanakan sistem administrasi kepegawaian, meliputi data penerimaan pegawai, penempatan pegawai, mutasi pegawai, prestasi dan sanksi, pengembangan pegawai, upah pegawai, data pensiun pegawai, dan mengarsipkannya dengan baik
· Menyelenggarakan ketentuan prosedur dan kebijakan yang menyangkut rekrutmen, penyaringan, seleksi, pendidikan dan pelatihan, pengembangan, penilaian kerja, promosi, imbalan, disiplin, dan menerapkan sanksi pegawai.
· Mengoptimalkan potensi pegawai, meliputi pembinaan kepribadian, pelatihan, keterampilan secara maksimal bagi kepentingan perusahaan dan karir pegawai.
· Menyusun dan mengevaluasi peraturan kepegawaian yang berjalan dalam perusahaan.
4. Marketing
Menyelenggarakan kegiatan pemasaran dan pengembangan melalui koordinasi pelaksanaan dan pengendalian unsur – unsur pemasaran serta riset dan pengembangan yang ditetapkan oleh perusahaan secara optimal serta mengusahakan pemenuhan kebutuhan dan kepuasan konsumen. Antara lain tugas – tugasnya meliputi :
· Memasarkan tiket
· Mencari klien
· Menyebarkan informasi perusahaan
· Membuat strategi penjualan
5. Accounting
Merupakan salah satu bagian penting dari perusahaan, yang mengurus penyelenggaraan kegiatan keuangan / akuntansi di perusahaan melalui koordinasi pelaksanaan yang baik dan pengendalian untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan oleh perusahaan secara optimal. Antara lain tugasnya meliputi :
· Membuat laporan keuangan perusahaan
· Melaksanakan kegiatan akuntansi / keuangan yang berjalan dalam perusahaan
· Mencatat dana keluar / masuk
· Menginput data – data transaksi keuangan
· Mengarsipkan data – data keuangan perusahaan
6.Ticketing & tour
Mengurus penyelenggaraan kegiatan ticketing dan paket tour serta mempersiapkan kelengkapan surat – surat perjalanan.
Adapun tugas – tugasnya antara lain :
· Mengurus pemesanan tiket, mulai dari proses pemesanan (boking) sampai dengan tiket keluar
· Mencetak tiket
· Pembatalan tiket
· Membuat paket tour, termasuk transportasi dan akomodasi
· Mengurus dokumen perjalanan
· Mengurus asuransi perjalanan
· Mengurus Visa
· Mengurus Paspor
7.Haji / Umrah
Mengurus perjalanan ke tanah suci, Mekah untuk menunaikan ibadah haji dan umrah.
Divisi ini bertugas antara lain:
· Mempersiapkan kebutuhan calon jamaah haji dan umrah mulai dari keberangkatan sampai dengan jamaah pulang kembali ke tanah air.
· Mengurus transport jamaah untuk perjalanan haji dan umrah baik didalam negri maupun di tanah suci.
· Mengurus asuransi perjalanan haji dan umrah.
· Mengurus dokumen perjalanan haji dan umrah.
· Mengurus paspor haji dan umrah.
· Mengurus visa haji dan umrah.
· Mengurus akomodasi.
3.4 Jenis Usaha
Jenis usaha yang dilakukan oleh P.T. SIKAS DUNIA WISATA adalah menjalankan usaha dalam bidang jasa pariwisata, mulai dari pemesanan tiket, hingga jasa antar tiket, yaitu sampai diterimanya tiket tersebut di tangan pemesan. Paket tour, mulai dari transportasi, akomodasi, sampai food and beverage. Pelayanan haji dan umrah, mencakup servis haji dan umrah, penginapan, food and beverage, dan tour mengunjungi tempat – tempat bersejarah atau pusat – pusat perbelanjaan. Semua ini merupakan pelayanan yang dilakukan oleh P.T. SIKAS DUNIA WISATA untuk memanjakan serta memberikan kenyamanan bagi para pelanggannya.
BAB IV
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN KARYAWAN DAN ABSENSI PADA BAGIAN PERSONALIA P.T. SIKAS DUNIA WISATA
4.1 Analisa Masalah
Permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan adalah sistem pendataan karyawan yang selama ini berjalan masih secara manual, yang pada akhirnya akan menimbulkan kendala-kendala sebagai berikut:
· Memerlukan banyak tempat untuk menyimpan data-data dan informasi mengenai pelamar, karyawan maupun data absensi.
· Menyita waktu dalam mengumpulkan data-data atau informasi mengenai pelamar, karyawan maupun data absensi.
· Proses penyampaian informasi yang kurang cepat, apabila dibutuhkan data yang siap tersedia maka akan menjadi tertunda sehingga sering mengalami keterlambatan dalam pemberian laporan.
· Perusahaan membutuhkan biaya yang besar setiap pergantian kartu absensi untuk seluruh karyawan.
4.2 Pembahasan masalah
Untuk mengatasi kendala-kendala yang terjadi pada perusahaan maka dibutuhkan suatu sistem komputerisasi agar pengolahan data pada sistem penerimaan karyawan dan absensi menjadi lebih baik dari sebelumnya. Meskipun terdapat keuntungan dan kerugian dari penggunaan sistem komputerisasi, namun manfaatnya akan lebih banyak daripada kerugian yang akan ditanggung oleh perusahaan.
Keuntungan dari penggunaan sistem komputerisasi adalah sebagai berikut:
1. Data-data dan informasi mengenai pelamar, karyawan, dan absensi akan tersimpan lebih aman dan tidak mudah rusak atau hilang.
2. Media untuk penyimpanan data-data dan informasi menjadi tidak memakan banyak tempat.
3. Pengumpulan data-data atau informasi mengenai pelamar, karyawan, dan absensi akan menjadi lebih cepat.
4. Pimpinan perusahaan dapat dengan mudah dan cepat mendapatkan laporan.
5. User friendly, Dapat dioperasikan dengan mudah oleh pengguna.
Kerugian dalam penggunaan sistem komputerisasi adalah pemakaian listrik akan lebih besar dari sebelumnya, dan apabila sistem komputer terkena virus maka data-data dan informasi dapat menjadi rusak atau hilang, namun data-data tersebut dapat di back up secara berkala untuk mengurangi resiko sistem tersebut terkena virus.
4.3 Sistem Yang Berjalan
Pada sistem ini terdapat lima proses utama,yaitu:
1. Proses Permintaan Karyawan
Pada proses ini, setiap bagian yang membutuhkan karyawan diwajibkan untuk mengisi formulir kebutuhan tenaga kerja (FKTK) dan menunggu untuk disetujui. Jika pada proses ini formulir kebutuhan tenaga kerja disetujui maka bagian personalia menyiapkan iklan lowongan kerja atau mencari kandidat dari dalam perusahaan, selanjutnya calon karyawan atau kandidat dari dalam perusahaan dan anak perusahaan mengisi biodata dirinya untuk kemudian diolah menjadi data pelamar.
2. Proses Penerimaan Karyawan
Proses ini adalah dimana calon karyawan diseleksi oleh bagian SDM dan disesuaikan dengan kebutuhan karyawan pada bagian yang membutuhkannya. Pada saat penyeleksian dilakukan beberapa tes mulai dari interview, tes tertulis, psikotest, dan tes kesehatan yang akan dijalankan oleh calon karyawan. selanjutnya data calon karyawan atau kandidat dari dalam perusahaan yang telah terseleksi tersebut akan disimpan.
3. Proses Penempatan Karyawan
Pada Proses ini calon karyawan yang terseleksi akan mendapatkan surat panggilan untuk bekerja pada perusahaan dan menjalani masa orientasi selama tiga bulan.
4. Proses Absensi
Proses ini adalah dimana karyawan memberikan data kehadirannya setiap hari kerja. Nomor absensi karyawan dapat diperoleh dari bagian administrasi. Setiap karyawan mempunyai nomor absensi yang berbeda dengan karyawan yang lain.
5. Proses Pelaporan
Dalam pembuatan laporan kepada pimpinan perusahaan, bagian administrasi menyusun laporan bulanan dan tahunan berdasarkan data karyawan dan data absensi karyawan di setiap bagian.
4.4 Diagram Arus Data
Untuk dapat melihat bagaimana proses dari sistem tersebut, digambarkan dengan Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) berikut ini,
Terdapat tiga tingkatan Diagram Arus Data (DAD), yaitu:
- Diagram konteks
Diagram konteks dibuat untuk menggambarkan suatu sistem secara global dari keseluruhan sistem yang ada.
- Diagram Nol
Diagram Nol dibuat untuk menggambarkan tahap – tahap proses yang ada didalam diagram konteks secara terperinci.
- Diagram detail
Diagram detail merupakan gambaran arus data secara lebih detail dan terperinci lagi dari tahapan proses yang ada dalam diagram Nol.
Diagram Konteks
FKTK (kriteria), Data Pelamar,
FKTK Disetujui, FKTK
Kelengkapan Data Karyawan Disetujui Data Kebutuhan Tenaga
Kerja Terkoreksi, Data Kebutuhan
Data Calon Kary. Terseleksi, Tenaga Kerja
Panggilan Tes, (Kriteria)
Panggilan Kerja
Form. Calon Karyawan
Terseleksi, Form. Data Absensi
Lamaran Kerja, Data Karyawan Baru,
Data yang harus dilengkapi Data Absensi Karyawan
